Die Checklisten sind notwendig, um dem OSiP-Betreiber verbindliche Angaben zu den einzurichtenden und zu betreibenden Fachbehörden zu liefern.
Diese beinhalten die Angaben zur Aufsichtsbehörde (Ministerium, Rechtsgrundlagen, allgemeine Angaben zu dem Anwendungsbereich, …) und zu jeder Fachbehörde (Ansprechpartner, Einsatz eines Fachverfahrens, Kennungen für den Zugriff auf die Bundesregister, …). Die Angaben zu den Fachbehörden sind im Tabellenblatt „Matrix“ zusammenzufassen.
Bei den Fachbehörden sind insbesonders die Ansprechpartner von Bedeutung. Diese werden benötigt:
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für die Rolle des Fachbehörden-Administrator,
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für den Empfang von Betriebsinformationen (z.B. Wartungsarbeiten),
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zur Unterzeichnung des Auftragsdatenverarbeitungsvertrags gemäß DSGVO sowie
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für die Adressierung datenschutzrechtlicher Belange.
Bei den Angaben zu den Ansprechpartnern ist darauf zu achten, dass diese entweder eine gültige postalische Adresse oder zumindest eine gültige E-Mail-Adresse beinhalten. Nachrichten an diesen Personenkreis sollten möglichst auf direktem Wege ans Ziel kommen können.